Assistant.e formations diplômantes

Environnement et contexte de travail :

L’INSA Toulouse a le statut juridique d’Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP). L’INSA Toulouse est une école d’ingénieur publique, pluridisciplinaires et internationale, reconnue pour l’excellence de sa formation et accueillant plus de 3200 étudiants, employant près de 700 personnels, 800 vacataires sur un campus de 22 hectares, 38 bâtiments d’une surface supérieure à 115.000 m² SHON.

Au sein du Service formation continue, le/la assistant.e formation aura pour missions d’assurer le suivi des formations diplômantes, des contrats de professionnalisation et du dispositif VAE.

Missions et activités du poste :

Mission 1 : Formations diplômantes

• Accueillir, informer, conseiller et orienter les publics des dispositifs de formation continue et de la formation initiale (en Français et en Anglais)
• Gérer les aspects administratifs et budgétaires des actions de formation (contrats, conventions, attestation de fin de formation, factures…)
• Administrer et exploiter des bases de données relatives à la scolarité des stagiaires
• Assurer le lien avec le partenaire MidiSup pour le suivi des alternants
• Gérer le LEA (livret électronique des apprentis) pour les contrats de professionnalisation
• Organiser et mettre en œuvre des actions de promotion de l’offre de formation
• Développer et maintenir des partenariats internes, externes dans une logique de réseau
• Mettre en place et animer le salon de recrutement contrats de pro (ALTERN’INSA)
• Préparer et concevoir des supports de communication
• Mettre à jour les sites Forpro, Linkedin.

Mission 2 : Validation des acquis

• Gérer administrativement les dossiers VAE/IDPE
• Constituer les dossiers de demandes de prises en charges de formation
• Rédiger les devis, les contrats de formation pour les stagiaires / conventions de formation pour les Entreprises
• Réceptionner et effectuer le suivi des attestations de présences et/ou feuilles d’émargement mensuellement.
• Rédiger les états de liquidation pour procéder au paiement des heures d’accompagnement VAE/IDPE

Type de contrat :

• Il s’agit d’un CDD de 12 mois, potentiellement renouvelable, période d’essai de 2 mois.
• Date de début du contrat : 01/10/2024

• En fonction de la grille de rémunération fonction publique des techniciens de recherche et de formation ou des assistants ingénieurs, reprise d’ancienneté et expériences
• Horaire hebdomadaire 37h30 / Congés annuels 51 jours.

Informations complémentaires :

• Dispositif d’accompagnement, de formation, performant et motivant 
• Possibilité de télétravail avec équipement informatique complet fourni par l’établissement et indemnisation.
• Forfait mobilité durable (covoiturage et vélo) ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%.
• Remboursement partiel des cotisations de protection sociale complémentaires destinées à couvrir les frais de santé (montant forfaitaire mensuel 15 € brut).
• Possibilité de prendre ses repas auprès d’un des services de restauration de l’INSA.
• Parking réservé INSA.
• Accès à l’Association des Personnels de l’INSA (activités culturelles, sportives.)

Profil recherché :

• De formation bac +2 dans le domaine de la formation continue
• Une expérience validée dans le domaine de spécialité serait un atout supplémentaire.

Compétence et connaissances attendues :

Connaissances :

• Techniques de gestion administrative et budgétaire (connaissance générale)
• Technologies de l’information et de la communication
• Outils numériques
• Méthodes et techniques d’enquête et d’entretien
• Techniques de présentation écrite et orale

Compétences opérationnelles :

• Rédiger des rapports ou des documents de synthèse
• Concevoir des actions de communication
• Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
• Concevoir des tableaux de bord
• Appliquer des procédures et des règles
• Accompagner et conseiller

Compétences comportementales :

• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation
• Capacité d’écoute
• Envie d’apprendre