Gestionnaire hébergement

Environnement et contexte de travail :

L’INSA Toulouse est une grande école d’ingénieurs publique, pluridisciplinaire et internationale, reconnue pour l’excellence de sa formation et de sa recherche. Sous tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, c’est un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), accrédité par la Commission des Titres d’Ingénieur.

L’INSA Toulouse accueille près de 3300 étudiants sur un campus de 22 hectares, offre 8 spécialités de formation et emploie environ 750 personnels et 800 vacataires, engageant une masse salariale de près de 51 millions d’euros.

La personne recrutée sera affectée au Service Hébergement sous l’autorité hiérarchique directe de Mme Villodas Isabelle, responsable administrative du service

Missions et activités du poste

La mission principale du service est d’assurer un accueil et des prestations de qualité aux usagers du service.

Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :

Activités principales :

Assurer l’accueil des usagers du service :

• Renseigner et orienter les usagers (Accueil physique et/ou téléphonique)
• Consulter les e-mails reçus sur l’adresse hebergement.insa@insa-toulouse.fr
• Supprimer les mails inutiles (spams, publicité...)
• Répondre et traiter les demandes d’informations, devis et réservations

Assurer la gestion de l’hébergement Etudiant :

• Saisir les réservations et planifier les arrivées
• Contrôler et valider les dossiers administratifs
• Suivi des dates de validité (assurance, visa…)
• Encaisser les loyers et prestations
• Planifier les états des lieux de sortie et transmettre l’information à l’agent d’entretien de la résidence
• Gérer la liste d’attente
• Relancer les usagers (paiement loyers, dossier administratif)
• Saisir les demandes d’interventions techniques

Assurer la gestion de l’hébergement non-étudiant :

• Saisir les réservations et planifier les arrivées
• Informer l’agent d’entretien des départs et arrivées
• Facturer les séjours
• Encaisser les règlements
• Relancer les usagers

Activités complémentaires : 

• Contribuer aux actions de communication du service
• Renforcer l’équipe administrative et technique en cas de besoin
• Participer à l’amélioration des procédures du service

Ces missions pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins et de l’organisation du service.

Contrat

• CDD de 9 mois, renouvelable, période d’essai de 1 mois renouvelable.
• Date de début du contrat : 02-06-2025
• En fonction de la grille de rémunération fonction publique d’adjoint technique principal 2eme classe de recherche et de formation, reprise d’ancienneté et expériences
• Horaire hebdomadaire 37h30
• Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.

Informations complémentaires

• Dispositif d’accompagnement et de formation performant et motivant
• Conditions de vie au travail et modalités d’organisation du travail attractives
• Possibilité de temps plein sur 4,5 jours
• Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine après période d’intégration
• Remboursement forfaitaire mensuel des cotisations de protection sociale complémentaires destinées à couvrir les frais de santé pour un montant de 15 € bruts
• Forfait mobilité durable - covoiturage et vélo – et/ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%
• Parking réservé INSA
• Accès aux services de restauration de l’INSA
• Accès à l’Association des Personnels de l’INSA (activités culturelles et sportives.)
• L’INSA Toulouse est pleinement engagé en faveur de l’égalité, de la diversité et de l’inclusion. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée de notre site à l’adresse https://www.insa-toulouse.fr/les-plus-rh/#egalite

Compétences et connaissances attendues

Compétences opérationnelles

• Prendre des messages
• Accueillir les populations concernées
• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des documents
• Savoir rendre compte
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques (Tableur, Traitement de texte, base de données, outils de communication, messagerie électronique).
• Savoir interpréter des demandes, des bons de commande, des factures et des plannings.
• Être en mesure de réaliser l’accueil d’étudiants internationaux en anglais.

Compétences comportementales

• Sens de la communication, prise d’initiative et sens des responsabilités.
• Capacité à travailler en équipe.
• Capacité à appréhender les objectifs du service et s’inscrire dans leur mise en œuvre.
• Réactivité, rigueur, méthode et sens de l'organisation