Assistant.e en ingénieurie de formations diplômantes (Ingénieur, Mastère spécialisé, contrat de professionnalisation, VAE)

Environnement et contexte de travail :

L’Institut National des Sciences Appliquées de Toulouse (INSA Toulouse) est une grande école d’ingénieurs publique, pluridisciplinaire et internationale, reconnue pour l’excellence de sa formation et de sa recherche. Sous tutelle du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, c’est un Etablissement Public à Caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP), accrédité par la Commission des Titres d’Ingénieur.

L’INSA Toulouse a accueilli ses premiers étudiants en 1963 et compte aujourd’hui plus de 3200 étudiants dont plus de 500 ingénieurs aux valeurs humanistes diplômés par an.

L’INSA Toulouse développe un modèle d’apprentissage innovant associée à une recherche à impact construite autour de 5 enjeux visant à répondre aux défis scientifiques environnementaux et sociétaux.

L’INSA Toulouse s’appuie pour cela sur un triple écosystème composé du Groupe INSA, de la Communauté d’universités et établissements de Toulouse et de l’alliance européenne ECIU University.

De plus, l’établissement a organisé son activité de formation et de recherche autour de 8 départements de spécialité, de centres, de 8 laboratoires de recherche, de 3 Unités Mixtes de Services/Unités d’Appui à la Recherche, de services supports et de soutien.

L’ensemble des missions de l’INSA sont opérées par un effectif de 740 personnes, dont 310 enseignants et enseignants-chercheurs et chercheurs et 430 personnels BIATSS, ainsi que 858 vacataires, engageant une masse salariale de près de 52 millions d’euros.

La personne recrutée sera affectée au sein du service formation continue.

Missions et activités du poste

Rattaché(e) au service formation continue vous participerez et contribuerez activement à la mise en place et au suivi des formations diplômantes, l’alternance (contrat de professionnalisation) et du dispositif VAE/IDPE.

Dans ce cadre, vos missions seront les suivantes :

Formations diplômantes

• Accueillir, informer, conseiller et orienter les publics des dispositifs de formation continue et de la formation initiale (en Français et en Anglais)
• Gérer les aspects administratifs et budgétaires des actions de formation (contrats, conventions, attestation de fin de formation, factures…)
• Administrer et exploiter des bases de données relatives à la scolarité des stagiaires
• Assurer le lien avec le partenaire MidiSup pour le suivi des alternants
• Gérer le LEA (livret électronique des apprentis) pour les contrats de professionnalisation
• Gérer les candidatures des Mastères spécialisés sur ecandidat
• Réaliser les enquêtes d’insertion professionnelle
• Gérer les enquêtes nominatives CGE des MS
• Organiser et mettre en œuvre des actions de promotion de l’offre de formation
• Développer et maintenir des partenariats internes, externes dans une logique de réseau
• Mettre en place et animer le salon de recrutement contrats de pro (ALTERN’INSA)
• Préparer des supports de communication, mettre à jour le site Forpro
• Assurer le suivi des inscriptions selon le statut des stagiaires DE/salarié.e
• Mettre en place une veille juridique

Validation des acquis

• Gérer administrativement les dossiers VAE/IDPE
• Constituer les dossiers de demandes de prises en charges de formation
• Rédiger les devis, les contrats de formation pour les stagiaires / conventions de formation pour les Entreprises
• Réceptionner et effectuer le suivi des attestations de présences et/ou feuilles d’émargement mensuellement.
• Rédiger les états de liquidation pour procéder au paiement des heures d’accompagnement VAE/IDPE.

Ces missions pourront être amenées à évoluer en fonction des besoins et de l’organisation du service.

Contrat

• Poste également ouvert à la mutation interne pour les agents de l’INSA Toulouse
• CDD de 12 mois, renouvelable, période d’essai de 2 mois.
• Date de début du contrat : 1er septembre 2025 
• En fonction de la grille de rémunération fonction publique des assistants de recherche et de formation, reprise d’ancienneté et expériences
• Horaire hebdomadaire 37h30
• Congés annuels 45 jours + RTT pour un temps plein.

Informations complémentaires

• Dispositif d’accompagnement et de formation performant et motivant
• Conditions de vie au travail et modalités d’organisation du travail attractives
• Possibilité de temps plein sur 4,5 jours
• Possibilité de télétravail jusqu’à 2 jours par semaine après période d’intégration 
• Remboursement forfaitaire mensuel des cotisations de protection sociale complémentaires destinées à couvrir les frais de santé pour un montant de 15 € bruts
• Forfait mobilité durable - covoiturage et vélo – et/ou prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%
• Parking réservé INSA
• Accès aux services de restauration de l’INSA
• Accès à l’Association des Personnels de l’INSA (activités culturelles et sportives.)
• L’INSA Toulouse est pleinement engagé en faveur de l’égalité, de la diversité et de l’inclusion. Pour en savoir plus, consultez la page dédiée de notre site à l’adresse https://www.insa-toulouse.fr/les-plus-rh/#egalite

Profil recherché

De formation initiale niveau licence ou supérieure, vous bénéficiez d’une expérience dans le domaine de la formation, de la formation continue tout au long de la vie et de l’insertion professionnelle.

Reconnu(e) pour votre sens l’écoute, votre capacité à travailler en équipe, vos compétences pour gérer des projets, votre dynamisme et réactivité seront des atouts déterminants pour réussir dans vos fonctions.

Compétences et connaissances attendues

Connaissances

• Droit de la formation
• Connaissance des textes législatifs et réglementaires du domaine
• Connaissance de la réglementation et programmes de financement de la formation continue
• Connaissance de la réglementation et programmes de financement de la formation initiale des étudiants étrangers
• Gestion de projets
• Techniques de gestion administrative et budgétaire (connaissance générale)
• Technologies de l’information et de la communication
• Outils numériques de la formation
• Méthodes et techniques d’enquête et d’entretien
• Techniques de présentation écrite et orale

Compétences opérationnelles

• Rédiger des rapports ou des documents de synthèse
• Mettre en œuvre des méthodes de l’ingénierie de la formation continue
• Concevoir des actions de communication
• Mettre en œuvre et optimiser des procédures de gestion
• Piloter un projet
• Planifier des activités en tenant compte des priorités et des échéances
• Concevoir des tableaux de bord
• Appliquer des procédures et des règles
• Savoir réguler des dysfonctionnements
• Accompagner et conseiller

Compétences comportementales

• Capacité d’adaptation
• Sens de l’organisation
• Capacité d’écoute