Manager de projets européens en coordination

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire et de recherche intensive. Labellisée Idex et Pôle Universitaire d’Innovation (PUI), Sorbonne Université s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle. Elle promeut la diversité, l’interdisciplinarité, l’innovation et l’ouverture sur le monde.
Déployant ses formations auprès de 52 000 étudiants dont 3 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 400 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.
Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.
Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.
Présentation de la structure
Présentation de la Direction : la Direction de la recherche et de la valorisation (DRV) contribue à l’élaboration de la politique de recherche et d’innovation de l’Université, participe à la rédaction et au suivi du contrat d’objectifs et de moyens, coordonne et supervise le fonctionnement du soutien à la recherche, concourt à la qualité et aux spécifications des outils de pilotage et, de façon plus générale, met en œuvre la politique universitaire de recherche et d’innovation au sein de la faculté.
Elle bénéficie de l’expertise de la Direction de la recherche et de l’innovation (DR&I) inter-facultaire, notamment sur la règlementation relative aux projets européens, mais également dans le domaine du partenariat privé ainsi que des activités de valorisation et de transfert.

Les 85 laboratoires de la faculté sont localisés en région parisienne, pour l'essentiel sur le campus Pierre et Marie Curie, et dans les trois stations marines de Roscoff, Banyuls-sur-Mer et Villefranche-sur-Mer. Tous sont des structures mixtes de recherche associant des organismes nationaux comme le CNRS, l’Inserm, l’Inria, le CEA et l’IRD et des partenaires académiques comme l’Université Paris Cité, l’ENS - PSL, le Collège de France, l’Observatoire de Paris - PSL et l’ESPCI - PSL.

La DRV est composée d’une équipe de 29 personnes placées sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice de la Recherche et de la Valorisation de la FSI et de son adjointe.
Elle est structurée autour de :
•    1 pôle du développement et des partenariats constitué de 3 portefeuilles thématiques de recherche (Maths/Physique/Environnement, Chimie/Biologie/Stations marines, et Ingénierie) pilotés chacun par une ou un Responsable assisté.e de chargées et chargés d’affaires ;
•    1 pôle Affaires européennes et internationales composé d’une responsable et de managers de projets européens ;
•    1 pôle Pilotage administratif et appui transversal composé d’une responsable, d’une assistante pilotage et d’une assistante de gestion ;
•    1 pôle Industrie et Valorisation composé de 3 ingénieurs.es. Thématiques, 1 Responsable affaires entreprises, 3 chargés.es d’affaires entreprises et 1 Chargé.e de développement entreprises.

Catégorie : A
Corps : Ingénieur d’étude de recherche et de formation        
BAP (le cas échéant) : J
Emploi-type (le cas échéant) : chargé.e du partenariat et de  la valorisation de la recherche - J2B43

Mission : Sous l’autorité de la Responsable du pôle affaires européennes et internationales, le.la manager de projets européens s’occupera d’assurer l’accompagnement des chercheurs dans le montage, la négociation et la mise en œuvre des projets européens coordonnés par Sorbonne Université.

Activités principales :

1.    Coordination administrative, financière et juridique de projets européens

•    Accompagner le/la responsable scientifique dans la mise en œuvre du projet et le suivi du plan de travail (suivi des livrables, rédaction de rapports d’activités…)
•    Développer et mettre en place des outils de management nécessaires à la gestion des projets
•    Organiser et participer aux réunions de consortium et établir les comptes rendus
•    Assurer l’intermédiaire entre la Commission Européenne, Sorbonne Université et le consortium européen notamment dans l’application des règles propres à Horizon Europe
•    Mettre en œuvre des actions de communication (diffusion de l’information, animation de la plate-forme collaborative, du site internet etc).
•    Assurer la contractualisation des projets financés avec la Commission Européenne
•    Coordonner la préparation des périodes de reporting scientifique et financier, en lien avec le Bureau de la Gestion Financière et les partenaires
•    Négocier des contrats et accords internationaux nécessaires au projet (Accord de consortium, secondment agreement…)
•    Suivre et mettre à jour les documents contractuels (avenants)

2.    Montage de projets en coordination

•    Accompagner les scientifiques pour le montage et la relecture non-scientifique de leurs projets européens en coordination SU
•    Apporter des conseils une et expertise dans l’ingénierie administrative et financière des projets en cours de montage
•    Elaborer le budget des projets en respectant les règles des financeurs et de l’établissement
•    Assurer l’interface entre les laboratoires, les directions de la FSI et de la DRI, les partenaires institutionnels locaux, la CE et les partenaires dans la phase de montage du projet européen.
•    Exercer une veille sur l’actualité et les nouveautés du programme-cadre européen

3.    Anticipation du reporting scientifique et financier des projets européens

•    Anticiper la justification financière des contrats européens (suivi des feuilles de temps, alerte des laboratoires sur les pièces justificatives à conserver…) qui sera réalisée ensuite par le Bureau de la Gestion Financière
•    Alimenter une base de données sur le suivi des états financiers des contrats
•    Conseiller les porteurs de projets et les laboratoires dans l'exécution des contrats
•    Participer aux actions de sensibilisation/formation/information des acteurs sur la gestion de projets européens.
•    Assurer l’interface entre la DRV et les directions métiers tels que le Bureau de la Gestion Financière ou la Direction des Ressources Humaines par exemple

Encadrement : non

Connaissances transversales requises :

-    Connaissance des dispositifs nationaux et européens de financement de la recherche et particulièrement du programme-cadre Horizon Europe
-    Management de projets européens
-    Connaissance de l’organisation de la recherche française, de l’enseignement supérieur et de leurs enjeux
-    Connaissance des aspects juridiques, financiers et contractuels des projets de recherche

Compétences opérationnelles
-    Maîtriser le pilotage de projets et savoir mettre en place une démarche de conduite de projets
-    Démontrer des capacités rédactionnelles
-    Maîtrise de l'environnement bureautique (Pack Office)
-    Maîtrise du suivi de son activité (tableaux de bord commun à l’équipe)
-    Langue anglais écrite et orale obligatoire : de C1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences comportementales

-    Capacité d’adaptation
-    Avoir l’esprit d’équipe, le sens du contact et des relations
-    Savoir mener une négociation dans un environnement international et européen
-    Être réactif, notamment vis-à-vis des responsables scientifiques, gestionnaires de laboratoires et partenaires extérieurs, savoir gérer les délais
-    Organisation et rigueur
-    Maîtriser les techniques de communication orale et écrite
-    Confidentialité

Niveau d'études minimum requis :
Niveau II Bac + 5, Master 2 ou diplôme équivalent

Une première expérience réussie en management de projet(s) dans le milieu de l’enseignement supérieur et de la recherche publique est souhaitable.

Conditions particulières d’exercice (NBI, part fonction de la PFR…) :